（注：中间章节省略，此章节节选自高效元素3：冠军高效系统CPS，第74页）

如果你仔细观察，会发现，你每天忙碌的时间段，是由一件一件“抓住你注意力的事项”所组成的。

当一件“事项”发生的时候（例如老板的工作指派，与客户谈话后的跟进任务，收到的一封电子邮件，想到一个主意，开会后的行动任务……），低效的人通常只是用脑袋去记，或是立即反应去做，结果要么是过一阵子忘记了，要么是忙得焦头烂额到处救火却又一事无成；高效的人态度从容不迫，会先根据自己的工作流程来判断与决定这件事项该如何来做，以确保总是专注在“目前最重要”的事项上面，有最高的效率与最好、最大的产出。

国外这几年非常流行一套由戴维·艾伦（David Allen）创出的高效工作流程系统，叫做Getting Things Done（GTD），GTD的核心理念是：“只有将头脑中所想的、抓住你注意力的所有未决事项都写下来并且安排好下一步的行动，你才能够心无挂碍，高速地处理完成手头所有的工作。”好几年前我学习与试用了GTD系统于实际的繁忙工作当中，发现这套系统的确有它的过人之处，与我行之多年的高效工作习惯，配合得很好，但又有些流程与细节似乎不太顺畅。我吸收了GTD的精髓，经过这几年的试验改良，做出了一套更新的高效工作系统，希望对你的帮助更实用、更显著，以下就介绍给你。

冠军高效系统CPS

我将这套新的系统命名为冠军高效系统（Champion Productivity System），简称为CPS，是一套帮助你掌控每天所有大小事项，提高你工作生活效率与产出的个人高效工作流程。

冠军高效系统CPS的主要目的：就是让你能够更好地决定与选择什么时间、什么地点去做什么事情是最恰当的，帮助你高效地完成手头所有的工作，成为一位成就非凡又快乐的高效冠军。

冠军高效系统CPS的基本原理：是将每一件会吸引你注意力的事项，分成5个阶段的流程来处理：

1. 收集：当你在做“收集”的时候，只专注于将所有让你注意的“事项”或是未尽事宜，全都收集、记录到你的“收集中心”。
2. 处理：当你在“处理”的时候，只专注于清空你的“收集中心”，将所有收集到的事项，一批次地处理成可执行的下一步行动任务。
3. 安排：当你在“安排”的时候，只专注于将“行动任务”安排到适当的日程上，准备执行。
4. 执行：当你在“执行”的时候，只专注于确保完成今日日程安排的所有“行动任务”，向你的目标迈进。
5. 规划：当你在“规划”的时候，只专注于每周所有事项的检讨与下周的计划，确定方向正确，符合你的人生与事业蓝图目标。

高效与低效的区别，就是是否能够明确而独立地利用这些步骤，以及对每一个阶段掌握程度的好坏。要知道，由于这5个阶段是互相关联的，最弱的一环会是瓶颈，你工作高效的程度，取决于对这5个阶段中的哪一环是你掌握得最弱的。因此，你必须每一环节都达到一致的高水平。

为什么要这么做？有什么好处？因为照着冠军高效系统CPS的方法，你可以获得：

• 掌控：所有的未尽事项（包括头脑中想的，工作或是生活中要去做的，纸张信件的，电子邮件的……）全被收集到一个地方，让你清楚地掌控工作与生活当中所有会吸引你注意力的事物，而心无挂念。
• 明确下一步：当你收集记录下的某一个事项在你眼前呈现，而不只是在脑中徘徊不定的时候，你比较容易看清它到底是什么以及下一步该做些什么。
• 容易决定优先序：唯有可以一目了然地看清所有手上的事项，才容易让你分辨与专注在20％最重要的事情上，快速产出80％的最重要结果，带给你最大的回报。
• 批次处理的高效率：在同一时间段处理一批同一类型的工作流程，要比不断跳来跳去处理不同类型工作流程中的零散事项，更能够提高效率。
• 放松：做好“事项”的收集与记录，可以大幅度地减少你头脑的负担，不需要去记忆之后哪些事项要去处理或是执行，不怕会忘记重要的事情，因为所有事项都已经记录在你的高效工具（例如万用手册或是电脑）里了，只等着你之后去处理与决定该如何做。你将获得前所未有如释重负的感受。
• 提高工作质量：因为头脑的负担轻了，你可以更加专注地去将手上的任务做得更好，也会有更多的精力去完成更重要的任务。
• 由小兵成为大将：因为每天能完成更多重要的事项，你将开始有时间，可以去思考大的目标与战略规划。

将工作分成5个阶段的流程来处理，乍看之下好像是比直接去做要多花了些功夫，你可能会感觉这样与你一般的工作习惯不相符、不自然，其实许多最好的方法，不见得都是一开始会让你“感觉自然”的。许多高效的专家证实，由于以上所列出的这些优点，分阶段来处理大大小小的工作事项，才是最高效、节省时间、让你表现出众的好方法，因为你在初期将工作分成5个阶段而多花费的小小时间，将会在之后因为工作更加顺畅与有效率，而为你节省下更多的时间，长久下来你不但可以省下大量的时间与精力，还能够获得更高的成就。

高效冠军的关键习惯，也是成功人士与一般人不同的地方，就是遇到事情、任务事项，不会莽撞地就立即反应去执行，除非是很少数极度紧急又极度重要的事项，需要立即调整手上的优先序，否则，高效冠军会很从容地，先将事项“收集”存起来，然后重新回到原本正在进行的重要事项上，之后再经过“处理”与“安排”流程，来决定手上新的重要优先序，再决定最恰当的“执行”时机。

刚学会这套CPS冠军高效系统，会像是新手开车一样，或许会感觉不太自然，行驶在路上很担心，但是，只要你肯坚持，很快就会变成习惯，慢慢地达到“人车合一”得心应手的境界。

我的一个学生告诉我：“尹老师，刚开始我还半信半疑，但是当我工作实在忙到没办法了，我决心姑且一试，结果这套系统改变了我的生命！就在我完全照着这套系统来做的时候，它帮助我慢慢地脱离了每天都在‘救火’而一事无成的痛苦漩涡，让我在工作上有很好的表现，终于有了能够掌控的感觉！”可见，只要你拿出信心与决心，我相信你也很快会有这样好的体验！

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